Doel van deze privacyverklaring
Jouw privacy is belangrijk voor je. Dat vinden wij ook. Daarom gaan wij er zorgvuldig mee om. In deze privacyverklaring hebben we opgeschreven hoe we dat doen. Ook hebben wij in deze privacyverklaring beschreven wat jouw rechten en onze verplichtingen zijn. Het reglement is van toepassing op alle persoonsgegevens die wij van jou verwerken.
Bij wie kun je terecht?
Als je vragen of opmerkingen hebt over de bescherming van je persoonsgegevens, over het reglement zelf of als je gebruik wilt maken van je privacy rechten dan kun je terecht bij Stichting Extra ZorgSamen. We hebben hiervoor een speciaal e-mailadres: privacy@extrazorgsamen.nl.
Verwerkingsverantwoordelijke
Stichting Extra ZorgSamen
Adres: Postbus 55, 6660 AB, ELST GLD
E-mailadres: info@extrazorgsamen.nl
Telefoon: 085-3038457
KvK-nummer: 78019338
Onze uitgangspunten
- Als wij jouw persoonsgegevens verwerken, doen wij dat rechtmatig, netjes en transparant.
- Wij verwerken jouw persoonsgegevens alleen voor van tevoren bepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doelen.
- Wij verwerken jouw persoonsgegevens alleen voor het doel waarvoor we ze nodig hebben en verwerken niet meer gegevens dan daarvoor noodzakelijk is.
- Willen wij jouw persoonsgegevens op enig moment voor een ander doel gebruiken? Dan mogen wij dat alleen doen als dat nieuwe doel verenigbaar is met het oorspronkelijke doel waarvoor wij ze hebben verzameld. Is dat niet het geval? Dan vragen wij jou opnieuw om toestemming voor de verwerking.
- De persoonsgegevens die we van jou verwerken moeten juist zijn. Daarom nemen wij alle redelijke maatregelen om ervoor te zorgen dat jouw gegevens correct en actueel zijn. Gegevens die dat niet zijn, zullen wij wissen of corrigeren binnen een termijn van uiterlijk twee weken.
- Wij bewaren jouw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor wij ze verwerken. Is dit niet langer het geval? Dan wissen of vernietigen wij ze binnen de daarvoor geldende wettelijke termijnen.
- Jouw persoonsgegevens moeten door ons goed beveiligd worden en vertrouwelijk blijven. Wij beschermen jouw gegevens tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging.
Doelen van de verwerking van jouw persoonsgegevens
Wij verwerken jouw persoonsgegevens specifiek voor:
- het met jou in contact kunnen treden zodat we jouw registratie kunnen controleren en valideren. Dit gaat telefonisch of via e-mail door community-managers;
- het kunnen valideren van jouw bevoegdheden, zodat wij je een passend aanbod kunnen doen van scholing en hulpvragen;
- het kunnen informeren over hulpvragen die worden gesteld door organisaties en instellingen, zodat je actief en adequaat ingezet wordt als zorgreservist;
- het kunnen samenwerken en kennisdelen met andere zorgreservisten binnen de community/website. Je kunt zelf aangeven welke gegevens je binnen de community inzichtelijk maakt;
- het met jou in contact kunnen komen om concrete afspraken te maken over je inzet als zorgreservist bij een organisatie of instelling. Dit gaat telefonisch of via e-mail door community-managers en/of de hulp vragende instantie;
- het met jou in contact kunnen treden en te reageren op gestelde vragen of het afhandelen van jouw aanvraag tot informatie;
- het per e-mail kunnen verzenden van digitale nieuwsbrieven;
- het voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals de administratie- en bewaarplicht;
- het optimaal laten functioneren van deze community/website.
Grondslagen voor de verwerking van jouw persoonsgegevens
Wij verwerken jouw persoonsgegevens alleen als aan één van de hierna genoemde voorwaarden is voldaan:
- jij hebt uitdrukkelijke toestemming gegeven voor de verwerking;
- de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van ons eigen gerechtvaardigd belang of het gerechtvaardigd belang van een derde, behalve als jouw belangen of grondrechten en fundamentele vrijheden zwaarder wegen;
- de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij jij partij bent;
- de verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting;
Welke typen gegevens verwerken wij van jou?
Wij verwerken onder meer de volgende persoonsgegevens, grotendeels afhankelijk of je ze aan ons verstrekt:
- achternaam en voornaam;
- adresgegevens (woonplaats en gemeente);
- e-mailadres;
- telefoonnummer;
- geboortejaar;
- pasfoto (optioneel);
- niveau zorgopleiding;
- laatste functie in de zorg (optioneel);
- laatste werkgever (optioneel);
- BIG-nummer (indien van toepassing);
- reacties op hulpvragen;
- IP-adres;
Aan wie vertrekken wij jouw persoonsgegevens?
Wij verstrekken jouw persoonsgegevens niet aan derden, behalve als door jou toestemming is gegeven voor het verstrekken van de persoonsgegevens. Toestemming betekent dat je expliciet, duidelijk en zonder twijfel hebt aangegeven dat wij jouw persoonsgegevens mogen verstrekken. Deze toestemming kun je op ieder moment weer intrekken.
Wij verstrekken jouw persoonsgegevens aan:
- andere zorgreservisten die in de community actief zijn;
- organisaties en instellingen die een hulpvraag in crisistijd hebben waar jij op reageert;
- het bedrijf PESCHECK dat voor ons de diplomacheck uitvoert;
- het bedrijf SDB Groep die voor ons de opleidingen organiseert.
Hoe lang bewaren wij jouw gegevens?
Wij bewaren jouw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor wij ze verwerken, behalve als wij de gegevens op grond van wet- of regelgeving langer moeten bewaren, met een maximum termijn van 2 jaar.
Zijn mijn persoonsgegevens beveiligd?
- Wij nemen passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om te voorkomen dat jouw persoonsgegevens worden beschadigd, verloren gaan of onrechtmatig worden verwerkt. Bij deze beveiligingsmaatregelen houden wij rekening met de stand van de techniek, uitvoeringskosten, aard, omvang, context en de verwerkingsdoeleinden. Ook houden wij rekening met de waarschijnlijkheid dat risico’s zich voordoen en de ernst daarvan voor jouw rechten en vrijheden.
- Bij een datalek hanteren wij een vaste procedure om daarmee om te gaan.
- Met verwerkers hebben wij een verwerkersovereenkomst afgesloten. Daarin zijn onder meer afspraken gemaakt over het gebruik en de beveiliging van de persoonsgegevens.
Mijn rechten als betrokkene
- Jij hebt recht om de persoonsgegevens die wij van je verwerken in te zien. Je hebt ook recht op een afschrift (kopie) van die persoonsgegevens.
- Jij hebt het recht om ons te vragen je persoonsgegevens te verbeteren als ze niet meer kloppen of aan te vullen als ze niet volledig zijn.
- Je mag ons vragen tijdelijk je persoonsgegevens niet te gebruiken zolang een bepaald probleem of bezwaar dat gaat over de verwerking van je persoonsgegevens nog niet is opgelost.
- Je hebt het recht om ‘vergeten’ te worden. Dit betekent dat je ons mag vragen jouw persoonsgegevens te wissen, verwijderen of vernietigen.
- Jij mag ons verzoeken je persoonsgegevens aan jou te verstrekken op een manier die het voor jou makkelijk maakt om je gegevens te hergebruiken en door te geven aan een andere organisatie.
- Je mag bezwaar maken tegen de gegevensverwerking op grond van een gerechtvaardigd belang.
Wij laten je zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen één maand na ontvangst van een verzoek schriftelijk weten of en in hoeverre we aan je verzoek voldoen. Als we aan je verzoek voldoen voeren we dit binnen één maand na ontvangst van het verzoek uit. Deze termijn mag met twee maanden verlengd worden, afhankelijk van de complexiteit van het verzoek. We informeren je hier schriftelijk over, binnen één maand na ontvangst van je verzoek.
Website, Reservistenpas, opleidingenplatform en digitale community
Stichting Extra ZorgSamen heeft een aantal websites die gebruik maken van het Open Source CMS WordPress. Hiervoor is geen verwerkingsovereenkomst nodig of mogelijk en hier worden enkel anonieme gegevens t.b.v. de statistieken verzameld. Contact verloopt via e-mail(formulieren), er worden geen gegevens binnen de websites opgeslagen.
Voor de digitale community, de Reservistenpas en het opleidingenplatform maken wij gebruik van een extern platform. Deze software is geen eigendom van ons. Stichting Extra ZorgSamen heeft als verwerkingsverantwoordelijke afspraken met deze verwerkers vastgelegd in een verwerkersovereenkomst. Onder andere met deze overeenkomst zorgen wij er voor dat jouw gegevens niet voor andere doeleinden worden gebruikt. Ook komen wij hierin overeen dat jouw gegevens worden verwijderd zodra ze niet meer nodig zijn.
Stichting Extra ZorgSamen analyseert het bezoek aan onze websites, de Reservistenpas, het opleidingenplatform en het gebruik van de digitale community. Deze informatie gebruiken wij voor verbetering van onze dienstverlening, platform en websites. Hiervoor gebruiken wij het privacy-vriendelijke systeem Matomo waarbij anonieme gebruiksgegevens binnen Europa worden opgeslagen. Het gebruik van cookies staat uitgebreid beschreven in onze cookieverklaring.
Heb je een klacht over de verwerking van jouw persoonsgegevens?
Dan kan je hiervoor terecht bij:
Wijzigingen
Als wij deze privacyverklaring wijzigen laten wij dit weten. Je krijgt een actieve melding van de nieuwe privacyverklaring bij het inloggen op het online community-platform. Tevens is de meest recente versie van de privacyverklaring altijd te vinden op deze pagina
Inwerkingtreding
Dit reglement is met ingang van 22 maart 2021 in werking getreden. Per 23 augustus 2023 is de reservistenpas aan deze voorwaarden toegevoegd.